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Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV/DPA)

Gemäß Art. 28 der Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO) · Fassung vom 16. Oktober 2026

Dieser Vertrag ist Bestandteil der Nutzungsbedingungen von PCO Suite und gilt für die personenbezogenen Daten, die der Kunde in den Dienst eingibt. Parteien sind:

• der Kunde, die Firma, die PCO Suite nutzt, als Verantwortlicher;
• ComputerLab di Spoltore Fabio, Via Floraspe Renzetti 31, 66034 Lanciano (CH), Italien, USt-IdNr. IT02841650696 („ComputerLab“), als Auftragsverarbeiter.

Die verwendeten Begriffe haben die Bedeutung der DSGVO. Der Kunde nimmt diesen Vertrag durch Ankreuzen des Kästchens bei der Registrierung oder bei der erneuten Annahme im Dienst an.

1. Gegenstand und Weisungen

1.1. ComputerLab verarbeitet personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden ausschließlich zur Erbringung des in den Bedingungen beschriebenen Dienstes und gemäß den dokumentierten Weisungen des Kunden. Weisungen sind die Bedingungen, dieser Vertrag und die Nutzung der Funktionen des Dienstes durch den Kunden (zum Beispiel das Eingeben, Ändern, Exportieren oder Löschen von Daten).

1.2. ComputerLab informiert den Kunden unverzüglich, wenn eine Weisung nach seiner Auffassung gegen die DSGVO oder andere Datenschutzvorschriften verstößt, und kann ihre Ausführung aussetzen, bis der Kunde sie bestätigt oder ändert.

1.3. ComputerLab verarbeitet die Daten nicht für eigene Zwecke, verkauft sie nicht und verwendet sie weder für Werbung noch zum Training von Modellen künstlicher Intelligenz.

2. Art, Zweck und Dauer der Verarbeitung

Die Beschreibung der Verarbeitung (Kategorien betroffener Personen und Daten, Zwecke, Dauer) findet sich in Anlage I. Die Verarbeitung dauert so lange wie der Vertrag und danach für die für die Löschung gemäß Art. 9 erforderliche Zeit.

3. Vertraulichkeit

ComputerLab stellt sicher, dass die zur Verarbeitung befugten Personen zur Vertraulichkeit verpflichtet sind und nur dann auf die Daten zugreifen, wenn dies zur Erbringung des Dienstes, für vom Kunden angeforderten Support oder aufgrund gesetzlicher Pflichten erforderlich ist.

4. Sicherheit

4.1. ComputerLab trifft die in Anlage II genannten, dem Risiko angemessenen technischen und organisatorischen Maßnahmen (Art. 32 DSGVO) und hält sie auf dem aktuellen Stand. Es kann sie durch gleichwertige oder wirksamere Maßnahmen ersetzen, ohne das Gesamtschutzniveau zu senken.

4.2. Der Kunde bleibt für die Sicherheit seiner Geräte, der Zugangsdaten seiner Benutzer und der von ihm im Dienst gewählten Einstellungen verantwortlich.

5. Unterauftragsverarbeiter

5.1. Der Kunde erteilt ComputerLab die allgemeine Genehmigung, die in Anlage III aufgeführten Unterauftragsverarbeiter einzusetzen.

5.2. ComputerLab informiert den Kunden mindestens 30 Tage im Voraus (durch einen Hinweis im Dienst oder an die E-Mail-Adresse des Administrators und durch Aktualisierung dieser Seite) über die Hinzuziehung oder den Austausch eines Unterauftragsverarbeiters. Der Kunde kann aus berechtigten datenschutzrechtlichen Gründen widersprechen; finden die Parteien keine Lösung, kann der Kunde den Vertrag kündigen und die Löschung der Daten verlangen.

5.3. ComputerLab erlegt den Unterauftragsverarbeitern vertraglich Datenschutzpflichten auf, die denen dieses Vertrags im Wesentlichen gleichwertig sind, und haftet gegenüber dem Kunden für deren Handeln.

6. Übermittlungen außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums

Die Hauptdatenbank und die Dateien des Dienstes befinden sich in der Europäischen Union. Verarbeitet ein Unterauftragsverarbeiter Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums, erfolgt die Übermittlung nur auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses der Europäischen Kommission (einschließlich des EU-US Data Privacy Framework für teilnehmende Unternehmen) oder der von der Kommission genehmigten Standardvertragsklauseln (Beschluss (EU) 2021/914) mit gegebenenfalls erforderlichen ergänzenden Maßnahmen.

7. Unterstützung des Kunden

7.1. Unter Berücksichtigung der Art der Verarbeitung unterstützt ComputerLab den Kunden bei der Beantwortung von Anträgen betroffener Personen (Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Übertragbarkeit, Widerspruch), in erster Linie durch die Funktionen des Dienstes, mit denen der Kunde Daten einsehen, berichtigen, herunterladen und löschen kann. Wendet sich eine betroffene Person direkt an ComputerLab, leitet ComputerLab den Antrag an den Kunden weiter, ohne inhaltlich zu antworten, sofern keine anderen Weisungen vorliegen.

7.2. ComputerLab stellt dem Kunden auf Anfrage die ihm vorliegenden Informationen zur Verfügung, die für eine Datenschutz-Folgenabschätzung und die vorherige Konsultation der Aufsichtsbehörde (Art. 35 und 36 DSGVO) nützlich sind.

8. Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten

ComputerLab meldet dem Kunden eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten, die Daten des Kunden betrifft, unverzüglich und in jedem Fall innerhalb von 48 Stunden nach Kenntnisnahme an die E-Mail-Adresse des Administrators. Die Meldung beschreibt, soweit bekannt, die Art der Verletzung, die Kategorien und die ungefähre Zahl der betroffenen Personen und Datensätze, die wahrscheinlichen Folgen und die ergriffenen oder vorgeschlagenen Maßnahmen. ComputerLab arbeitet mit dem Kunden bei den Meldungen an die Behörde und die betroffenen Personen zusammen, die dem Kunden als Verantwortlichem obliegen.

9. Rückgabe und Löschung der Daten

9.1. Während der Vertragslaufzeit kann der Kunde Berichte und Dokumente mit den Funktionen des Dienstes einsehen und herunterladen und beim Support eine vollständige Kopie der Daten in einem strukturierten, gängigen Format anfordern.

9.2. Der Kunde kann im Dienst die Löschung der Firma und aller Daten beantragen: Die Löschung erfolgt 30 Tage nach dem Antrag (innerhalb dieser Frist kann der Kunde sie zurücknehmen oder eine Kopie der Daten anfordern). ComputerLab löscht dann Konten, Daten und Dateien aus der Cloud; Sicherungskopien werden innerhalb der folgenden 7 Tage überschrieben.

9.3. Läuft der Vertrag ohne Verlängerung ab, bleiben die Daten im Lesemodus verfügbar, damit der Kunde sie einsehen und herunterladen kann; bleibt die Lizenz länger als 24 Monate abgelaufen, kann ComputerLab sie mit einer Ankündigung von mindestens 30 Tagen löschen.

9.4. Aufbewahrt werden nur die Daten, die ComputerLab als Verantwortlicher gesetzlich aufbewahren muss (Rechnungen und Buchhaltungsdaten, Protokoll der Annahmen). Bereits auf die Geräte des Kunden heruntergeladene Daten werden durch Deinstallieren der App oder Löschen ihrer Daten durch den Kunden entfernt.

10. Kontrollen

ComputerLab stellt dem Kunden die Informationen zur Verfügung, die zum Nachweis der Einhaltung dieses Vertrags erforderlich sind. Der Kunde kann auf eigene Kosten eine Kontrolle durchführen (auch durch einen zur Vertraulichkeit verpflichteten unabhängigen Prüfer), mit einer schriftlichen Ankündigung von mindestens 30 Tagen, höchstens einmal jährlich, außer bei Datenschutzverletzungen oder behördlichen Anordnungen, und so, dass die Sicherheit der Daten anderer Kunden nicht beeinträchtigt wird. Für Unterauftragsverarbeiter stützt man sich in der Regel auf die von ihnen veröffentlichten Zertifizierungen und Prüfberichte.

11. Pflichten des Kunden

Der Kunde gewährleistet, dass er für die eingegebenen Daten über eine gültige Rechtsgrundlage verfügt, die betroffenen Personen (seine Kunden, Techniker und Beschäftigten) informiert hat und die anwendbaren Vorschriften einhält, insbesondere die zur Fernüberwachung und Standortbestimmung von Beschäftigten (in Italien Art. 4 des Gesetzes 300/1970), bevor er die Funktionen Anwesenheit mit GPS-Prüfung und die Aufzeichnung der Kampagnen nutzt. Der Kunde gibt keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO) und keine Daten über strafrechtliche Verurteilungen in den Dienst ein, die der Dienst nicht benötigt.

12. Haftung

Jede Partei haftet gemäß Art. 82 DSGVO. Im Verhältnis zwischen den Parteien gelten, soweit gesetzlich zulässig, die Haftungsbeschränkungen der Nutzungsbedingungen.

13. Bestimmungen für die Schweiz, das Vereinigte Königreich und die USA

• Schweiz: Für Daten, die dem Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG) unterliegen, gelten Verweise auf die DSGVO als Verweise auf die entsprechenden Bestimmungen des DSG, Aufsichtsbehörde ist der EDÖB, und die Standardvertragsklauseln gelten mit den vom EDÖB anerkannten Anpassungen.
• Vereinigtes Königreich: Für Daten, die der UK GDPR unterliegen, gelten Verweise auf die DSGVO als Verweise auf die UK GDPR, Behörde ist das ICO, und Übermittlungen beruhen auf britischen Angemessenheitsregelungen oder dem International Data Transfer Addendum zu den Standardvertragsklauseln.
• USA: Für Daten, die dem California Consumer Privacy Act und ähnlichen Gesetzen der Bundesstaaten unterliegen, handelt ComputerLab als „service provider“/„processor“: Es verarbeitet personenbezogene Informationen nur für die in diesem Vertrag genannten Geschäftszwecke, verkauft oder teilt sie nicht, speichert, verwendet oder offenbart sie nicht außerhalb der direkten Geschäftsbeziehung mit dem Kunden, kombiniert sie nicht mit anderen Informationen, außer soweit zulässig, und informiert den Kunden, wenn es diese Pflichten nicht mehr erfüllen kann.

14. Vorrang

Bei Widersprüchen zwischen diesem Vertrag und den Nutzungsbedingungen hat dieser Vertrag in Fragen des Datenschutzes Vorrang. Der italienische Text hat Vorrang vor den Übersetzungen.

Anlage I – Beschreibung der Verarbeitung

Kategorien betroffener Personen: Endkunden des Kunden und ihre Ansprechpartner; Techniker, Beschäftigte und Mitarbeiter des Kunden; Benutzer des Kundenportals; Administratoren der Firma.

Kategorien personenbezogener Daten:

• Stamm- und Kontaktdaten von Kunden und Ansprechpartnern (Name, Firmenname, Adresse, Telefon, E-Mail, GPS-Koordinaten des Standorts, Notizen, Sprache der Dokumente);
• Einsatzdaten: Datum und Uhrzeit, Techniker, durchgeführte Tätigkeiten, verwendete Produkte, Notizen, Fotos, Mängel an Stationen, Unterschriften von Techniker und Kunde, Einsatzberichte als PDF;
• Daten der Techniker: Name, Code, Telefon, Einstellungsdatum, Zugangsdaten (nur Passwort-Fingerabdruck);
• Anwesenheiten: Zeiten für Ein- und Ausstempeln und Pausen, GPS-Position beim Stempeln (wenn der Kunde die Prüfung aktiviert), angegebene Ausgaben;
• während Adultizid- und Larvizid-Kampagnen aufgezeichnete GPS-Routen;
• Tickets und Nachrichten zwischen dem Kunden und seinen Endkunden, hochgeladene Dokumente (Verträge, Angebote, Rechnungen, Sicherheitsdatenblätter, Grundrisse);
• für Betrieb und Sicherheit erforderliche technische Nutzungsdaten (IP-Adresse, Zugriffsprotokolle).

Besondere Kategorien von Daten: keine vorgesehen.

Art und Zweck: Erhebung, Erfassung, Speicherung, Synchronisierung zwischen Geräten, Abfrage, Verarbeitung (zum Beispiel Berechnung von Stunden und Lagerverbrauch, Erstellung von Berichten), Versand vom Kunden ausgelöster Erinnerungen, Export und Löschung, um den Dienst zur Verwaltung der Schädlingsbekämpfungstätigkeit des Kunden zu erbringen.

Dauer: für die Dauer des Vertrags und bis zur Löschung gemäß Art. 9.

Anlage II – Technische und organisatorische Maßnahmen

• Verschlüsselung bei der Übertragung: Die gesamte Kommunikation zwischen App, Website und Server erfolgt über TLS.
• Verschlüsselung im Ruhezustand: Die Datenbank-Volumes und der Dateispeicher werden von den Infrastrukturanbietern verschlüsselt.
• Passwörter: nur als PBKDF2-HMAC-SHA256-Fingerabdruck mit zufälligem Salt pro Benutzer und 100.000 Iterationen gespeichert; niemand, auch nicht ComputerLab, kann sie lesen.
• Trennung der Kunden: Die Daten jeder Firma sind nach Firmencode getrennt, sowohl in den Abfragen der App als auch durch Sicherheitsrichtlinien auf Zeilenebene in der Datenbank; jede Rolle (Büro, Techniker, Kunde) sieht nur, was sie betrifft.
• Authentifizierung: Cloud-Zugang nur mit authentifizierter Sitzung; serverseitige Prüfung der Zugangsdaten, Begrenzung fehlgeschlagener Versuche, sofortiger Ablauf der Sitzungen bei Änderung von Passwort, E-Mail oder Kontostatus.
• Dateien: nur über signierte, wenige Minuten gültige Adressen übertragen, die der Server nach denselben Zugriffsregeln wie die Daten vergibt.
• Verfügbarkeit und Belastbarkeit: Offline-Betrieb mit Warteschlange der Änderungen, die nie verloren gehen; tägliche Datenbanksicherungen, 7 Tage aufbewahrt.
• Datenminimierung in Protokollen: Das technische Protokoll der App schließt Passwörter, Schlüssel und eingegebenen Text aus und maskiert E-Mails; es bleibt auf dem Gerät und wird nur gesendet, wenn der Benutzer eine Meldung abschickt.
• Zugriffe des Personals: beschränkt auf ComputerLab, mit persönlicher Authentifizierung und nur, wenn für den Dienst oder den Support erforderlich.
• Schwachstellen- und Update-Management: Aktualisierung der Komponenten und zügige Behebung gemeldeter Sicherheitsmängel.

Anlage III – Genehmigte Unterauftragsverarbeiter

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