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Accordo sul trattamento dei dati (DPA)

Ai sensi dell'art. 28 del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR) · versione del 16 ottobre 2026

Questo accordo fa parte delle Condizioni del servizio di PCO Suite e si applica ai dati personali che il Cliente inserisce nel Servizio. Le parti sono:

• il Cliente, l'impresa che usa PCO Suite, che agisce come titolare del trattamento;
• ComputerLab di Spoltore Fabio, Via Floraspe Renzetti 31, 66034 Lanciano (CH), Italia, P.IVA 02841650696 ("ComputerLab"), che agisce come responsabile del trattamento.

I termini usati hanno il significato del GDPR. Il Cliente accetta questo accordo con la spunta al momento della registrazione o della riaccettazione nel Servizio.

1. Oggetto e istruzioni

1.1. ComputerLab tratta i dati personali per conto del Cliente al solo scopo di fornire il Servizio descritto nelle Condizioni, secondo le istruzioni documentate del Cliente. Costituiscono istruzioni le Condizioni, questo accordo e l'uso che il Cliente fa delle funzioni del Servizio (per esempio inserire, modificare, esportare o cancellare dati).

1.2. ComputerLab informa subito il Cliente se ritiene che un'istruzione violi il GDPR o altre norme sulla protezione dei dati, e può sospenderne l'esecuzione finché il Cliente non la conferma o modifica.

1.3. ComputerLab non tratta i dati per finalità proprie, non li vende e non li usa per pubblicità o per addestrare modelli di intelligenza artificiale.

2. Natura, finalità e durata del trattamento

La descrizione del trattamento (categorie di interessati e di dati, finalità, durata) è nell'Allegato I. Il trattamento dura quanto il contratto e, dopo, il tempo necessario alla cancellazione secondo l'art. 9.

3. Riservatezza

ComputerLab garantisce che le persone autorizzate a trattare i dati sono vincolate alla riservatezza e accedono ai dati solo quando necessario per fornire il Servizio, per l'assistenza richiesta dal Cliente o per obblighi di legge.

4. Sicurezza

4.1. ComputerLab adotta le misure tecniche e organizzative adeguate al rischio indicate nell'Allegato II (art. 32 GDPR) e le mantiene aggiornate. Può sostituirle con misure equivalenti o più efficaci, senza ridurre il livello complessivo di protezione.

4.2. Il Cliente resta responsabile della sicurezza dei propri dispositivi, delle credenziali dei propri utenti e delle configurazioni che sceglie nel Servizio.

5. Sub-responsabili

5.1. Il Cliente autorizza in via generale ComputerLab ad avvalersi dei sub-responsabili elencati nell'Allegato III.

5.2. ComputerLab informa il Cliente, con almeno 30 giorni di preavviso (con avviso nel Servizio o all'email dell'amministratore e aggiornando questa pagina), dell'aggiunta o sostituzione di un sub-responsabile. Il Cliente può opporsi per motivi ragionevoli legati alla protezione dei dati; se le parti non trovano una soluzione, il Cliente può recedere dal contratto e chiedere la cancellazione dei dati.

5.3. ComputerLab impone ai sub-responsabili, per contratto, obblighi di protezione dei dati sostanzialmente equivalenti a quelli di questo accordo e risponde verso il Cliente del loro operato.

6. Trasferimenti fuori dallo Spazio economico europeo

Il database principale e i file del Servizio si trovano nell'Unione Europea. Quando un sub-responsabile tratta dati fuori dallo Spazio economico europeo, il trasferimento avviene solo sulla base di una decisione di adeguatezza della Commissione europea (compreso l'EU-US Data Privacy Framework per le società aderenti) o delle clausole contrattuali standard approvate dalla Commissione (Decisione (UE) 2021/914), con le misure supplementari eventualmente necessarie.

7. Assistenza al Cliente

7.1. Tenendo conto della natura del trattamento, ComputerLab assiste il Cliente nel rispondere alle richieste degli interessati (accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità, opposizione), in primo luogo attraverso le funzioni del Servizio con cui il Cliente può consultare, correggere, scaricare e cancellare i dati. Se un interessato si rivolge direttamente a ComputerLab, ComputerLab inoltra la richiesta al Cliente senza rispondere nel merito, salvo diverse istruzioni.

7.2. ComputerLab fornisce al Cliente, su richiesta, le informazioni in suo possesso utili alla valutazione d'impatto sulla protezione dei dati e alla consultazione preventiva dell'autorità di controllo (artt. 35 e 36 GDPR).

8. Violazioni dei dati personali

ComputerLab informa il Cliente senza ingiustificato ritardo e comunque entro 48 ore da quando viene a conoscenza di una violazione dei dati personali che riguarda i dati del Cliente, all'email dell'amministratore. La comunicazione descrive, per quanto noto, la natura della violazione, le categorie e il numero approssimativo di interessati e di dati, le probabili conseguenze e le misure adottate o proposte. ComputerLab collabora con il Cliente per le notifiche all'autorità e agli interessati, che restano a carico del Cliente come titolare.

9. Restituzione e cancellazione dei dati

9.1. Durante il contratto il Cliente può consultare e scaricare rapporti e documenti con le funzioni del Servizio e chiedere all'assistenza una copia completa dei dati in un formato strutturato e di uso comune.

9.2. Il Cliente può chiedere dal Servizio la cancellazione dell'impresa e di tutti i dati: la cancellazione avviene 30 giorni dopo la richiesta (termine entro cui il Cliente può annullarla o chiedere la copia dei dati). ComputerLab cancella allora dal Cloud account, dati e file; le copie di sicurezza vengono sovrascritte entro i successivi 7 giorni.

9.3. Alla scadenza del contratto senza rinnovo, i dati restano disponibili in sola lettura, così che il Cliente possa consultarli e scaricarli; se la licenza resta scaduta per oltre 24 mesi, ComputerLab può cancellarli con un preavviso di almeno 30 giorni.

9.4. Restano conservati solo i dati che ComputerLab deve tenere per legge come titolare (fatture e dati contabili, registro delle accettazioni). I dati già scaricati sui dispositivi del Cliente si cancellano disinstallando l'app o cancellandone i dati, a cura del Cliente.

10. Verifiche

ComputerLab mette a disposizione del Cliente le informazioni necessarie a dimostrare il rispetto di questo accordo. Il Cliente può svolgere, a proprie spese, una verifica (anche tramite un revisore indipendente vincolato alla riservatezza) con almeno 30 giorni di preavviso scritto, non più di una volta l'anno salvo violazioni dei dati o richieste dell'autorità, in modo da non pregiudicare la sicurezza dei dati degli altri clienti. Per i sub-responsabili ci si basa di norma sulle certificazioni e sui rapporti di verifica da essi pubblicati.

11. Obblighi del Cliente

Il Cliente garantisce di avere una base giuridica valida per i dati che inserisce, di aver fornito le informative agli interessati (i propri clienti, tecnici e dipendenti) e di rispettare le norme applicabili, in particolare quelle sul controllo a distanza e sulla geolocalizzazione dei lavoratori (in Italia, art. 4 della Legge 300/1970) prima di usare le funzioni Presenze con verifica GPS e il tracciamento delle Campagne. Il Cliente non inserisce nel Servizio categorie particolari di dati (art. 9 GDPR) né dati relativi a condanne penali, che il Servizio non richiede.

12. Responsabilità

Ciascuna parte risponde secondo l'art. 82 del GDPR. Nei rapporti tra le parti, e nei limiti consentiti dalla legge, si applicano le limitazioni di responsabilità delle Condizioni del servizio.

13. Disposizioni per Svizzera, Regno Unito e Stati Uniti

• Svizzera: per i dati soggetti alla Legge federale sulla protezione dei dati (nLPD), i riferimenti al GDPR si intendono fatti alle corrispondenti disposizioni della nLPD, l'autorità di controllo è l'IFPDT e le clausole contrattuali standard si applicano con gli adattamenti riconosciuti dall'IFPDT.
• Regno Unito: per i dati soggetti allo UK GDPR, i riferimenti al GDPR si intendono fatti allo UK GDPR, l'autorità è l'ICO e i trasferimenti si basano sulle decisioni di adeguatezza britanniche o sull'International Data Transfer Addendum alle clausole contrattuali standard.
• Stati Uniti: per i dati soggetti al California Consumer Privacy Act e a leggi statali analoghe, ComputerLab agisce come "service provider"/"processor": tratta le informazioni personali solo per le finalità di business indicate in questo accordo, non le vende né le condivide, non le conserva, usa o divulga fuori dal rapporto diretto con il Cliente, non le combina con altre informazioni salvo quanto consentito, e informa il Cliente se non è più in grado di rispettare questi obblighi.

14. Prevalenza

In caso di contrasto tra questo accordo e le Condizioni del servizio, per quanto riguarda la protezione dei dati prevale questo accordo. Il testo italiano prevale sulle traduzioni.

Allegato I – Descrizione del trattamento

Categorie di interessati: clienti finali del Cliente e loro referenti; tecnici, dipendenti e collaboratori del Cliente; utenti del portale clienti; amministratori dell'impresa.

Categorie di dati personali:

• anagrafiche e contatti di clienti e referenti (nome, ragione sociale, indirizzo, telefono, email, coordinate GPS della sede, note, lingua dei documenti);
• dati degli interventi: data e ora, tecnico, attività svolte, prodotti usati, note, foto, anomalie delle postazioni, firme del tecnico e del cliente, rapporti d'intervento in PDF;
• dati dei tecnici: nome, codice, telefono, data di assunzione, credenziali (solo impronta della password);
• presenze: orari di entrata, uscita e pause, posizione GPS al momento della timbratura (se il Cliente attiva la verifica), spese dichiarate;
• percorsi GPS registrati durante le campagne adulticide e larvicide;
• ticket e messaggi tra il Cliente e i propri clienti finali, documenti caricati (contratti, preventivi, fatture, schede di sicurezza, planimetrie);
• dati tecnici di utilizzo necessari al funzionamento e alla sicurezza (indirizzo IP, registri di accesso).

Categorie particolari di dati: nessuna prevista.

Natura e finalità: raccolta, registrazione, conservazione, sincronizzazione tra dispositivi, consultazione, elaborazione (per esempio calcolo delle ore e dei consumi di magazzino, generazione dei rapporti), invio di promemoria avviati dal Cliente, esportazione e cancellazione, allo scopo di fornire il Servizio di gestione dell'attività di disinfestazione del Cliente.

Durata: per la durata del contratto e fino alla cancellazione secondo l'art. 9.

Allegato II – Misure tecniche e organizzative

• Cifratura in transito: tutte le comunicazioni tra app, sito e server avvengono con TLS.
• Cifratura a riposo: i volumi del database e l'archivio dei file sono cifrati dai fornitori di infrastruttura.
• Password: conservate solo come impronta PBKDF2-HMAC-SHA256 con sale casuale per utente e 100.000 iterazioni; nessuno, neppure ComputerLab, può leggerle.
• Separazione dei clienti: i dati di ogni impresa sono separati per Codice Azienda sia nelle interrogazioni dell'app sia con politiche di sicurezza a livello di riga sul database; ogni ruolo (Ufficio, Tecnico, Cliente) vede solo ciò che gli compete.
• Autenticazione: accesso al Cloud solo con sessione autenticata; verifica delle credenziali sul server, limite ai tentativi falliti, scadenza immediata delle sessioni al cambio di password, email o stato dell'account.
• File: trasferiti solo tramite indirizzi firmati validi pochi minuti, decisi dal server con le stesse regole di accesso dei dati.
• Disponibilità e resilienza: funzionamento senza connessione con coda delle modifiche, che non vanno perse; copie di sicurezza giornaliere del database conservate per 7 giorni.
• Minimizzazione nei registri: il registro tecnico dell'app esclude password, chiavi e testo digitato e maschera le email; resta sul dispositivo e parte solo se l'utente invia una segnalazione.
• Accessi del personale: limitati a ComputerLab, con autenticazione personale e solo per necessità di servizio o assistenza.
• Gestione delle vulnerabilità e degli aggiornamenti: aggiornamento dei componenti e correzione tempestiva dei difetti di sicurezza segnalati.

Allegato III – Sub-responsabili autorizzati

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